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Cómo una empresa SAS en Colombia debe llenar el formulario W-8BEN-E correctamente

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    Model Center
  • 30 ene
  • 3 Min. de lectura

Actualizado: 1 ago

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Introducción

Si tu empresa en Colombia es una Sociedad por Acciones Simplificada (SAS) y realizas negocios con empresas de Estados Unidos, es probable que te soliciten llenar el Formulario W-8BEN-E. Este documento es crucial para certificar que tu empresa es una entidad extranjera y evitar retenciones fiscales innecesarias en EE.UU.

El proceso puede parecer complejo, pero en este blog te explicaremos paso a paso cómo completar correctamente el formulario y evitar errores.

¿Qué es el Formulario W-8BEN-E?

El Formulario W-8BEN-E es un documento del Internal Revenue Service (IRS) de EE.UU. utilizado por entidades extranjeras para certificar que no están sujetas a impuestos estadounidenses o para reclamar beneficios de tratados fiscales.

Para una SAS en Colombia, este formulario es necesario cuando la empresa:

  • Recibe pagos de clientes o plataformas en EE.UU.

  • Presta servicios o vende productos a empresas estadounidenses.

  • Abre una cuenta bancaria o de pago en EE.UU.

Paso a Paso para Completar el Formulario W-8BEN-E

A continuación, explicamos cada sección que debes llenar y qué responder en cada una:

Parte I: Identificación del Beneficiario Final (Identification of Beneficial Owner)

  1. Nombre de la organización:

    • Escribe el nombre legal completo de la SAS.

  2. País de constitución u organización:

    • Escribe Colombia.

  3. Nombre de la entidad ignorada (si aplica):

    • Deja en blanco, ya que una SAS no es una disregarded entity.

  4. Chapter 3 Status (entity type) - Seleccionar una opción:

    • Marcar "Corporation", porque una SAS tiene responsabilidad limitada y es equivalente a una "Corporation" según el IRS.

  5. Chapter 4 Status (FATCA status) - Seleccionar una opción:

    • Si la SAS es una empresa operativa (más del 50% de sus ingresos provienen de actividades comerciales activas), marcar: ✅ Active NFFE (Active Non-Financial Foreign Entity) y completar la Parte XXV.

    • Si la SAS obtiene la mayoría de sus ingresos de inversiones pasivas (intereses, dividendos, rentas), marcar: ✅ Passive NFFE (Passive Non-Financial Foreign Entity) y completar la Parte XXVI.

  6. Dirección de residencia permanente:

    • Escribe la dirección legal de la empresa en Colombia.

  7. Dirección de correspondencia (si es diferente de la anterior):

    • Completa solo si es distinta a la dirección legal.

  8. U.S. TIN (número de identificación fiscal en EE.UU.):

    • Si la SAS tiene un EIN (Employer Identification Number), escríbelo.

    • Si no tiene EIN, deja este campo en blanco (pero algunas empresas podrían solicitarlo).

9a. Foreign TIN (Taxpayer Identification Number):

  • Escribe el NIT de la empresa en Colombia.

9b. Check if FTIN not legally required:

  • No marcar, ya que en Colombia el NIT es obligatorio.

  • Número de referencia (si aplica):

  • Deja en blanco a menos que el pagador en EE.UU. te haya proporcionado uno.


Parte III: Claim of Tax Treaty Benefits (Solo si aplica)

  • Colombia no tiene un tratado de doble tributación con EE.UU., por lo que puedes omitir esta sección en la mayoría de los casos.

Parte XXV: Active NFFE

(Si seleccionaste "Active NFFE" en la Parte I)

39a. ✅ Marcar esta casilla para certificar que más del 50% de los ingresos provienen de actividades comerciales. 39b. ✅ Marcar esta casilla para certificar que más del 50% de los activos están relacionados con la actividad empresarial.

Parte XXVI: Passive NFFE

(Si seleccionaste "Passive NFFE" en la Parte I)

  • Debes proporcionar información de los dueños sustanciales de EE.UU. (si los hay).

  • Si no tienes dueños o socios estadounidenses con más del 25%, deja en blanco la Parte XXIX.

Parte XXX: Certification (Certificación)

Esta es la sección final donde certificas que la información proporcionada es correcta.

  • Nombre de la persona que firma:

    • Nombre del representante legal de la SAS.

  • Capacity in which acting:

    • Escribe Legal Representative o Authorized Officer.

  • Firma y fecha:

    • Firma el formulario y coloca la fecha en formato MM/DD/YYYY.


Descargue el formulario aquí: Formulario W-8BEN-E

¿Qué Partes No Debes Llenar?

  • Parte IV a Parte XXIV: Solo aplican a entidades financieras.

  • Parte XXVII a XXVIII: No aplican a una SAS.

  • Parte XXIX (Substantial U.S. Owners of Passive NFFE): Solo si seleccionaste "Passive NFFE" y tienes socios estadounidenses con más del 25% de participación.

Conclusión

Llenar el Formulario W-8BEN-E correctamente es crucial para evitar problemas fiscales y garantizar que tu empresa reciba pagos de EE.UU. sin retenciones innecesarias.

Resumen Rápido:

  • Si tu SAS es una empresa operativa, marca Active NFFE y completa la Parte XXV.

  • Si tu SAS genera ingresos pasivos (rentas, intereses, inversiones), marca Passive NFFE y completa la Parte XXVI.

  • No olvides firmar y certificar la información en la Parte XXX.

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